تمت دراسة التغيير التنظيمي التالي في إحدى الشركات الهندسية السويدية الكبرى. نجد هنا مثالًا جيدًا على الهدف الرئيسي الذي كان يتمثل في تحسين / زيادة مستوى الصحة في العمل. المنطقة هي صناعة كبيرة في منطقة ريفية حيث يستحيل على السكرتيرات المدربين العثور بسهولة على وظائف أخرى. من الناحية العملية ، يُجبر الموظفون على قبول ما يمكن أن يقدمه هذا الشاغل الرئيسي إذا كانوا يريدون الاستمرار في مهارات العمل الخاصة بهم. عملت هناك حوالي 50 امرأة كسكرتيرات. كان معظمهم متزوجين من رجال يعملون أيضًا في الشركة ، وبالتالي كانوا مرتبطين بشكل مضاعف بأي عمل يمكن أن تقدمه المنطقة. كانت المشاكل الشائعة للأمناء هي الواجبات وجداول المرتبات. لم تقدم الشركة أي فرص لتطوير الوظائف أو التدريب أو الترقية ، وكان عمل الأمناء بشكل أساسي يتألف من واجبات روتينية بسيطة ، ولذلك اعتبر البعض منهم مؤهلين أكثر من اللازم. نظرت الإدارة إلى وظائف السكرتارية على أنها "نهاية الخط" ، وهي سياسة خاصة بالموظفين أثارت غضبًا كبيرًا بين الأمناء. استمرت تغييرات العمل التي نشأت عن هذا السخط لمدة أربع سنوات.
كان القصد الحصول على التطوير المهني المهني في إطار عمل السكرتارية ؛ كانت المشكلة أنه لم يكن هناك طلب على هذا سواء من الإدارة أو فئات الموظفين الأخرى. لذلك كان على الـ 50 سكرتيرًا أن ينجزوا أهدافهم في مواجهة معارضة قوية. فيما يلي ملخص لكيفية تقدم جهودهم لإحداث التغيير خطوة بخطوة.
أثيرت المشكلة لأول مرة في اجتماع محلي لنقابة ذوي الياقات البيضاء. كان أحد الأمناء حاضرا. وأشارت إلى أن معظم زملائها قاموا بعمل يبدو أنه يندرج ضمن التصنيفات المهنية الأخرى. لوحظ الأمر ولكن لم يتم اتخاذ أي إجراء. بعد ذلك اتصل بعض الأمناء باللجنة المحلية للنقابة وطلبوا من الرئيس ترتيب لقاء مع عدد من مديريهم التنفيذيين. تم ذلك. كما تمت مناقشة جداول الرواتب والتطوير المهني لأمناء السر. لكن الاهتمام تراجع بعد الاجتماع.
تولى مستشار داخلي المشكلة وحاول ، دون جدوى ، جعل النقابة تتحمل مسؤولية بعض المتابعة. وانخرط مستشار داخلي ثان ، خبير في تقييم الوظائف. بالتعاون مع شركة استشاريين ، تم إجراء مسح بين الأمناء. أظهرت النتيجة انتشار الاستياء.
بناءً على طلب النقابة والإدارة ، قام المستشارون بترتيب عدد من المؤتمرات للأمناء ورؤسائهم المباشرين.
كان القصد هنا هو توضيح ظروف عملهم من الناحية العملية للإدارة وما هي رغباتهم في التطوير المهني ، بشكل أكثر وضوحًا ، في إطار واجباتهم السكرتارية. لقد تم إنجاز قدر كبير من العمل الجاد في هذه المؤتمرات. تم التهوية بالأفكار المسبقة والمواقف المعارضة. تم وضع قائمة بالمشاكل. شارك ما مجموعه 45 مديرا و 53 سكرتير. بعد الانتهاء من مرحلة تحليل المشكلة ، أوضح المستشارون أن مساهمتهم قد انتهت.
قرر الأمناء تولي الوظيفة بأنفسهم في المرحلة التالية. من بين الحلول الممكنة ، اختاروا إستراتيجية اقتصادية تجارية - هذا مع افتراض أنها ستزيد من الاهتمام الإداري بالمسألة. قاموا بتقسيم أنفسهم إلى مجموعات عمل صغيرة ومتخصصة (التكنولوجيا ، بيئة العمل ، الشراء وما إلى ذلك). أخذت كل مجموعة على عاتقها تقديم مقترحات لتحسين عمل السكرتارية. كما عملوا أيضًا على حساب التكلفة لكل عرض.
خلال السنوات القليلة التالية ، تم تشكيل 22 مجموعة عمل لحل المشكلات المتنوعة. كانت ست مجموعات عمل تعمل بعد 4 سنوات من البداية. من أسماء هذه المجموعات يمكننا أن نرى أين تكمن الفائدة من الفعالية: التكنولوجيا في المستقبل ، المواد المكتبية ، خدمة السفر ، تدابير حفظ النسخ ، التدريب ، التدريب على الحساسية. لقد حققوا نجاحًا متزايدًا في جذب الانتباه لمقترحاتهم ، والتي تم تنفيذ الكثير منها.
نشأ عدد من تدابير الترشيد من الدراسات التي أجرتها المجموعات. الآن لا أحد يقوم بأي عمل غير ضروري. يتم قبول المخطوطات كمواد عمل. يقوم السكرتير بعمل نسخ عند الضرورة فقط. تم شراء نظام كمبيوتر مكتبي. فقدت مجموعة السكرتارية 10 موظفين بالتناقص (عادة بالانتقال إلى جزء آخر من البلاد). بدأ السكرتارية في استشارة قسم التوظيف بالشركة عندما كان من المقرر شغل وظيفة سكرتارية شاغرة. وطُلب منهم اقتراح عمليات إعادة تنظيم حتى لا تكون هناك حاجة إلى موظفين جدد. حتى الآن ، تمت ترقية 19 سكرتيرًا إلى تصنيف وظيفي أعلى مع رواتب أعلى حيث أصبح عملهم أكثر مهارة. الإدارة راضية عن التغييرات التنظيمية التي حدثت.
كانت الفكرة الأصلية للمشروع هي استبعاد العناصر غير الضرورية وغير المؤهلة من أعمال السكرتارية وإضافة المزيد من المهام المؤهلة. نجح هذا. في الوقت نفسه ، تم اكتشاف قدر كبير من الازدواجية الباهظة في العمل وإجراءات العمل الطويلة. بعد فترة ، يمكن أن تستمر العملية في أشكال أخرى. تم دمجها في عمل قسم الموظفين تحت اسم RGSD (المجموعة المرجعية لتطوير السكرتارية).
لبعض الوقت ، أصبح هذا التغيير التنظيمي معروفًا في جميع أنحاء البلاد. تمت دعوة عدد من أعضاء المجموعة إلى اللجان والمؤتمرات في جميع أنحاء البلاد لوصف المشروع.
العواقب الصحية النفسية والاجتماعية. كانت هذه التغييرات في العمل ذات أهمية كبيرة للأمناء شخصيا. بالنسبة لمعظم الناس ، كان ذلك يعني وعيًا أكبر بدورهم المهني والفرص المتاحة لتحسين وظيفة السكرتارية في الشركة. نشأت روح الفريق عندما نظروا إلى المشاكل المشتركة بينهم جميعًا. كمجموعة وظيفية رأوا ، خطوة بخطوة ، نتيجة عملهم الدؤوب. جاءت مؤهلاتهم العليا من جهودهم الخاصة (Westlander 1991).