辦公室工作人員可能會執行各種各樣的任務，包括：接聽電話； 與公眾互動； 處理金錢； 接收和發送郵件； 打開郵件； 打字和轉錄； 操作辦公設備（如電腦、加法機、複印機等）； 備案； 起吊物資、包裹等； 和專業工作，如寫作、編輯、會計、研究、採訪等。 表 1 列出了標準的文書工作。
表 1. 標准文書工作
辦事員
秘書和鍵盤操作員
速記員和打字員
文字處理器和相關運算符
數據錄入操作員
計算機操作員
秘書
數字文員
會計和簿記文員
統計和財務文員
物料記錄和運輸文員
庫存文員
生產文員
運輸文員
圖書館、郵件和相關文員
圖書館和檔案管理員
郵遞員和分揀員
編碼、校對及相關文員
抄寫員及相關職員
其他文員
收銀員、出納員及相關文員s
收銀員和售票員
出納員和其他櫃檯文員
博彩公司和荷官
典當商和放債人
收債員及相關工作人員
客戶信息文員
旅行社及相關文員
接待員和信息文員
電話和總機接線員
資料來源：國際勞工組織 1990a。
辦公室工作人員通常被認為擁有愉快、安全的工作環境。儘管辦公室工作不像許多其他工作場所那樣危險，但辦公室中可能存在各種安全和健康問題。 其中一些可能會給辦公室工作人員帶來重大風險。
一些危害和健康問題
滑倒、絆倒和跌倒 是辦公室受傷的常見原因。 惡劣的天氣條件，如雨、雪和冰，會在建築物外造成滑倒危險，如果不及時清理潮濕的地板，也會在建築物內造成滑倒危險。 放置在過道和人行道上的電線和電話線是絆倒的常見原因。 舖有地毯的辦公室在舊的、磨損的和彎曲的地毯沒有修理並且鞋跟卡在上面時會造成絆倒的危險。 當電氣地板插座盒位於過道和走道時，它們可能會導致絆倒。
割傷和瘀傷 由於各種原因出現在辦公室環境中。 文件夾、信封和紙張邊緣的紙張切割很常見。 工人可能會因走進打開且看不見的桌子、門或抽屜而受傷。 存放不當的辦公用品和材料如果掉落到工人身上或放置在工人可能會不經意走進的地方，可能會造成傷害。 裁紙刀和抽屜、櫥櫃和桌子的鋒利邊緣等辦公設備也可能造成割傷。
電氣危險 當電線穿過過道和人行道時會發生，使電線受損。 辦公室中經常會出現不正確使用延長線的情況，例如，當使用這些延長線代替固定（永久安裝）的插座時，插入了太多的物品（這樣可能會出現電力過載）或者是錯誤的尺寸（用於為重型電線供電的細延長線）。 許多辦公室都使用適配器或“騙子”插頭。 大多數情況下，它們用於將必須接地的設備（三芯插頭）連接到兩芯插座，而無需將插頭接地。 這會產生不安全的電氣連接。 接地引腳有時會從插頭上斷開，以實現相同的雙插腳連接。
應力 對於許多辦公室來說，這是一個嚴重的社會心理健康問題。 壓力是由多種因素造成的，包括過度擁擠和設備產生的噪音、與主管和/或同事的關係不佳、工作量增加以及缺乏對工作的控制。
肌肉骨骼問題和軟組織損傷 例如肌腱炎是由於辦公家具和設備不適合工人的個人身體需要而引起的。 某些身體部位的反復運動可能會導致肌腱炎，例如不斷書寫導致的手指問題，或者從太滿的櫃子中歸檔和檢索文件。 許多上班族患有各種 RSI，例如腕管綜合症、胸廓出口綜合症和潰瘍性神經損傷，這是因為設備不合適以及連續（在計算機上）或其他重複性活動導致缺乏休息時間。 設計不當的家具和設備也會導致姿勢不良和下肢神經受壓，因為許多辦公室工作人員長時間坐著； 所有這些因素都會導致腰背和下肢問題，持續站立也是如此。
持續使用電腦和整體照明不佳造成 眼睛疲勞 對於辦公室工作人員。 正因為如此，許多工人經歷了視力惡化、頭痛、眼睛灼痛和眼睛疲勞。 調整照明和電腦屏幕對比度，以及眼睛聚焦的頻繁中斷，對於幫助消除眼睛問題是必要的。 照明必須適合任務。
消防和應急程序 在辦公室是必不可少的。 許多辦公室缺乏足夠的程序讓員工在發生火災或其他緊急情況時離開大樓。 這些程序或應急計劃應採用書面形式並加以實踐（通過消防演習），以便辦公室人員熟悉去哪里和做什麼。 這確保了在發生真正的火災或其他緊急情況時，所有工人都能迅速安全地撤離。 辦公室的消防安全經常因出口阻塞、出口標誌缺失、不相容化學品或易燃材料的儲存、警報或消防系統失效或在緊急情況下完全缺乏通知員工的適當方式而受到損害。
暴力
工作場所的暴力現在被認為是一種重大的工作場所危害。 正如本章所討論的 暴力以美國為例，兇殺是女工的第一大死因，也是所有工人的第三大死因。 非致命攻擊的發生頻率比大多數人意識到的要高得多。 與公眾互動的辦公室工作人員（例如收銀員）可能面臨更大的暴力風險。 暴力也可能是內部的（工人對工人）。 然而，絕大多數辦公室工作場所暴力來自從外面來到辦公室的人。 政府辦公室工作人員發生工作場所暴力事件的風險要大得多，因為這些工作人員執行的法律和法規令許多公民產生敵意，無論是口頭上還是身體上的。 在美國，18% 的勞動力是政府工作人員，但他們佔工作場所暴力受害者的 30%。
通過限制進入工作區域、改變或製定有助於消除敵意來源的政策和程序、提供緊急程序和安裝適合正在改進的特定辦公室的安全設備，可以使辦公室更安全。 描述德國銀行出納員安全要求的文章說明了提高安全性的措施。
室內空氣質量
室內空氣質量差 (IAQ) 可能是上班族最常抱怨的安全和健康問題。 糟糕的 IAQ 對生產力、缺勤率和士氣的影響是巨大的。 美國環境保護署 (EPA) 將糟糕的 IAQ 列為 5 年代的前 1990 大公共健康問題。 空氣質量差的原因有很多。 其中包括封閉或密封的建築物，外部空氣量不足，辦公室過度擁擠，通風系統維護不足，存在農藥和清潔劑等化學品，水漬和黴菌生長，安裝隔間和牆壁阻擋空氣流動工作區域、濕度過高或過低以及工作環境骯髒（或內務管理不善）。
表2 列出了許多辦公室常見的室內空氣污染物。 辦公機器也是許多室內空氣污染物的來源。 遺憾的是，大多數辦公室在設計通風系統時並未考慮辦公設備的排放。
表 2. 辦公樓可能存在的室內空氣污染物
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污染物 |
來源 |
健康影響 |
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氨 |
藍圖機器，清潔解決方案 |
呼吸系統、眼睛和皮膚刺激 |
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石棉 |
絕緣產品、填縫劑、阻燃劑、天花板和地磚 |
肺（肺）纖維化、癌症 |
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二氧化碳 |
人類呼出的空氣，燃燒 |
頭痛、噁心、頭暈 |
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一氧化碳 |
汽車尾氣、煙草煙霧、燃燒 |
頭痛、虛弱、頭暈、噁心； 與心髒病有關的長期接觸 |
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甲醛 |
用於粘合刨花板、膠合板等層壓木製品的脲醛泡沫保溫材料和脲醛樹脂； 煙草煙霧 |
呼吸系統、眼睛和皮膚刺激、噁心、頭痛、疲勞、患癌症的可能性 |
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氟利昂 |
空調系統漏水 |
呼吸系統刺激； 高濃度心律失常 |
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甲醇 |
精神複印機 |
呼吸系統和皮膚刺激 |
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微生物（病毒、細菌、真菌） |
加濕和空調系統、蒸發式冷凝器、冷卻塔、發霉的紙張、舊書、潮濕的新聞紙 |
呼吸道感染、過敏反應 |
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機動車尾氣（一氧化碳、氮氧化物、鉛微粒、硫氧化物） |
停車場，外部交通 |
呼吸系統和眼睛刺激、頭痛（見一氧化碳）、遺傳損傷 |
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氮氧化物 |
燃氣加熱器和火爐、燃燒、機動車尾氣、煙草煙霧 |
呼吸系統和眼睛刺激 |
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臭氧 |
複印機和其他電機 |
呼吸系統和眼睛刺激、頭痛、遺傳損傷 |
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油漆蒸氣和粉塵（有機物、鉛、汞） |
新塗漆的表面，舊的，開裂的油漆 |
呼吸系統和眼睛刺激； 高濃度暴露會導致神經系統、腎臟和骨髓損傷 |
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PCBs（多氯聯苯）、二噁英、二苯並呋喃 |
變壓器、舊熒光燈鎮流器 |
精子和胎兒缺陷、皮疹、肝腎損傷、癌症 |
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農藥 |
噴灑植物和場所 |
取決於化學成分：肝損傷、癌症、神經損傷、皮膚、呼吸系統和眼睛刺激 |
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氡和衰變產物 |
混凝土和石材等建築材料； 地下室 |
電離輻射引起的基因損傷、癌症、胎兒和精子損傷等 |
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溶劑（二氯甲烷、1,1,1-三氯乙烷、全氯乙烯、己烷、庚烷、乙醇、乙二醇醚、二甲苯等） |
打字機清潔劑和修正液、噴膠、橡膠膠泥、印台油墨、氈尖記號筆、印刷機油墨和清潔劑 |
取決於溶劑：皮膚、眼睛和呼吸系統刺激； 頭痛，頭暈，噁心; 肝腎損害 |
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滅菌氣體（如環氧乙烷） |
加濕和空調系統滅菌系統 |
取決於化學成分：呼吸系統和眼睛刺激、遺傳損傷、癌症 |
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煙草煙霧（被動接觸微粒、一氧化碳、甲醛、煤焦油和尼古丁） |
香煙、煙斗、雪茄 |
呼吸系統和眼睛刺激； 可能導致與吸煙者有關的疾病 |
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揮發性有機化合物（VOC） |
複印機和其他辦公設備、地毯、新塑料 |
呼吸系統和眼睛刺激、過敏反應 |
資料來源：Stellman 和 Henifin 1983。
室內空氣質量差的普遍存在導致職業性哮喘和其他呼吸系統疾病、化學敏感性和過敏症的增加。 皮膚和眼睛乾燥或發炎也是常見的健康問題，可能與室內空氣質量差有關。 必鬚根據空氣質量標準和建議，採取行動調查和糾正導致 IAQ 差的問題。
表 2 中列出的許多空氣污染物可能會導致皮炎（過敏性和刺激性）——例如，溶劑、農藥殘留、墨水、塗層紙、打字機色帶、清潔劑等都會導致皮膚問題。 對於辦公室工作人員來說，最好的解決辦法是查明原因並進行替代。