Gli impiegati possono svolgere un'ampia varietà di compiti, tra cui: rispondere al telefono; interagire con il pubblico; maneggiare denaro; ricevere e consegnare posta; apertura della posta; dattilografia e trascrizione; utilizzare macchinari per ufficio (ad es. computer, addizionatrici, duplicatrici e così via); archiviazione; forniture di sollevamento, pacchi e così via; e lavoro professionale come scrittura, editing, contabilità, ricerca, interviste e simili. La tabella 1 elenca i lavori d'ufficio standard.

Tabella 1. Lavori d'ufficio standard

Clerks

Segretarie e impiegate alla tastiera

Stenografi e dattilografi
Elaboratore di testi e relativi operatori
Operatori di inserimento dati
Operatori di macchine calcolatrici
Segretari

Impiegati numerici

Impiegati contabili e contabili
Impiegati statistici e finanziari

Impiegati alla registrazione dei materiali e ai trasporti

Addetti al magazzino
Addetti alla produzione
Addetti ai trasporti

Impiegati di biblioteca, posta e affini

Addetti alla biblioteca e all'archiviazione
Corrieri postali e addetti allo smistamento
Codifica, correzione di bozze e relativi impiegati
Scribi e relativi impiegati
Altri impiegati d'ufficio

Cassieri, cassieri e relativi impiegatis

Cassieri e biglietterie
Cassieri e altri addetti allo sportello
Bookmaker e croupier
Prestatori di pegno e prestatori di denaro
Esattori e lavoratori assimilati

Addetti all'informazione clienti

Agenzia di viaggi e relativi impiegati
Addetti alla reception e addetti all'informazione
Operatori telefonici e centralini

Fonte: OIL 1990a.

Spesso si pensa che gli impiegati abbiano ambienti piacevoli e sicuri in cui lavorare. Anche se il lavoro d'ufficio non è pericoloso come molti altri luoghi di lavoro, ci sono una serie di problemi di sicurezza e salute che possono essere presenti in un ufficio. Alcuni di questi possono comportare rischi significativi per gli impiegati.

Alcuni pericoli e problemi di salute

Scivola, inciampa e cade sono una causa comune di infortuni in ufficio. Condizioni meteorologiche sfavorevoli come pioggia, neve e ghiaccio creano rischi di scivolamento all'esterno degli edifici e all'interno quando i pavimenti bagnati non vengono puliti tempestivamente. I cavi elettrici e telefonici posizionati nei corridoi e nei passaggi pedonali sono una causa comune di inciampi. Gli uffici con moquette possono creare rischi di inciampo quando la moquette vecchia, sfilacciata e deformata non viene riparata e i tacchi delle scarpe si impigliano su di essa. Le prese elettriche a pavimento possono causare inciampi quando si trovano in corridoi e passaggi pedonali.

Tagli e contusioni sono visti nelle impostazioni dell'ufficio da una varietà di cause. I tagli di carta sono comuni da cartelle di file, buste e bordi di carta. I lavoratori possono ferirsi entrando in tavoli, porte o cassetti che sono stati lasciati aperti e non sono stati visti. Forniture e materiali per ufficio conservati in modo improprio possono causare lesioni se cadono su un lavoratore o se vengono posizionati dove un lavoratore potrebbe inavvertitamente camminarci sopra. I tagli possono anche essere causati da attrezzature per ufficio come tagliacarte e spigoli vivi di cassetti, armadi e tavoli.

Rischi elettrici si verificano quando i cavi elettrici vengono posizionati attraverso corridoi e passaggi pedonali, sottoponendo i cavi a danni. L'uso improprio delle prolunghe è spesso visto negli uffici, ad esempio, quando questi cavi vengono utilizzati al posto di prese fisse (installate in modo permanente), hanno troppi elementi collegati (quindi potrebbe esserci un sovraccarico elettrico) o sono sbagliati dimensioni (prolunghe sottili utilizzate per energizzare cavi per impieghi gravosi). In molti uffici vengono utilizzati adattatori o spine "cheater". Molto spesso vengono utilizzati per collegare apparecchiature che devono essere messe a terra (spina a tre poli) in prese a due poli senza collegare la spina a terra. Questo crea un collegamento elettrico non sicuro. I pin di messa a terra a volte vengono staccati da una spina per consentire la stessa connessione a due poli.

Stress è un problema di salute psicosociale significativo per molti uffici. Lo stress è causato da molti fattori, tra cui il rumore dovuto al sovraffollamento e alle attrezzature, i rapporti inadeguati con i supervisori e/o i colleghi, l'aumento del carico di lavoro e la mancanza di controllo sul lavoro.

Problemi muscoloscheletrici e lesioni dei tessuti molli come le tendiniti derivano da mobili e attrezzature per ufficio che non sono adatti alle esigenze fisiche individuali di un lavoratore. La tendinite può verificarsi a causa del movimento ripetuto di alcune parti del corpo, come problemi alle dita dovuti alla scrittura costante o all'archiviazione e al recupero di file da armadietti troppo pieni. Molti impiegati soffrono di una varietà di RSI come la sindrome del tunnel carpale, la sindrome dello stretto toracico e il danno ai nervi dell'ulcera a causa dell'attrezzatura inadatta e della mancanza di pause di riposo dovute alla digitazione continua (su un computer) o ad altre attività ripetitive. Mobili e attrezzature mal progettati contribuiscono anche a una postura scorretta e alla compressione dei nervi degli arti inferiori, poiché molti impiegati stanno seduti per lunghi periodi di tempo; tutti questi fattori contribuiscono a problemi alla parte bassa della schiena e agli arti inferiori, così come la posizione costante.

L'uso continuo dei computer e la scarsa illuminazione generale creano affaticamento degli occhi per gli impiegati. Per questo motivo, molti lavoratori sperimentano un peggioramento della vista, mal di testa, bruciore agli occhi e affaticamento degli occhi. Le regolazioni dell'illuminazione e del contrasto dello schermo del computer, nonché le frequenti interruzioni della messa a fuoco degli occhi, sono necessarie per eliminare i problemi agli occhi. L'illuminazione deve essere adeguata al compito.

Procedure antincendio e di emergenza sono essenziali in un ufficio. Molti uffici non dispongono di procedure adeguate per consentire ai lavoratori di uscire da un edificio in caso di incendio o altra emergenza. Queste procedure, o piani di emergenza, dovrebbero essere scritte e dovrebbero essere praticate (attraverso esercitazioni antincendio) in modo che gli occupanti dell'ufficio abbiano familiarità con dove andare e cosa fare. Questo assicura che tutti i lavoratori evacueranno prontamente e in sicurezza in caso di vero incendio o altra emergenza. La sicurezza antincendio è spesso compromessa negli uffici dal blocco delle uscite, dalla mancanza di segnaletica di uscita, dallo stoccaggio di sostanze chimiche o materiali combustibili incompatibili, dai sistemi di allarme o antincendio non funzionanti o dalla totale mancanza di adeguati mezzi di notifica dei lavoratori in caso di emergenza.

Violenza

La violenza sul posto di lavoro viene ora riconosciuta come un rischio significativo sul posto di lavoro. Come discusso nel cap Violenza, negli Stati Uniti, ad esempio, l'omicidio è la prima causa di morte per le lavoratrici e la terza causa di morte per tutti i lavoratori. Le aggressioni non mortali si verificano molto più frequentemente di quanto la maggior parte delle persone creda. Gli impiegati che interagiscono con il pubblico, ad esempio i cassieri, possono essere maggiormente a rischio di violenza. La violenza può essere anche interna (lavoratore contro lavoratore). La stragrande maggioranza della violenza sul posto di lavoro in ufficio, tuttavia, proviene da persone che arrivano in ufficio dall'esterno. Gli impiegati degli uffici governativi sono molto più a rischio di episodi di violenza sul posto di lavoro perché questi lavoratori amministrano leggi e regolamenti a cui molti cittadini hanno reazioni ostili, siano esse verbali o fisiche. Negli Stati Uniti, il 18% della forza lavoro è costituito da impiegati statali, ma costituiscono il 30% delle vittime della violenza sul posto di lavoro.

Gli uffici possono essere resi più sicuri limitando l'accesso alle aree di lavoro, modificando o creando politiche e procedure che aiutino a eliminare le fonti di ostilità e forniscano procedure di emergenza e installando attrezzature di sicurezza appropriate per il particolare ufficio che si sta migliorando. Le misure per migliorare la sicurezza sono illustrate nell'articolo che descrive i requisiti tedeschi per la sicurezza dei cassieri di banca.

Indoor Air Quality

La scarsa qualità dell'aria interna (IAQ) è probabilmente il problema di sicurezza e salute più frequente da parte degli impiegati. L'effetto di una scarsa IAQ su produttività, assenteismo e morale è sostanziale. L'EPA (Environmental Protection Agency) degli Stati Uniti ha elencato la scarsa IAQ tra i primi 5 problemi di salute pubblica degli anni '1990. Esistono molte ragioni per la scarsa qualità dell'aria. Tra questi ci sono edifici chiusi o sigillati con quantità inadeguate di aria esterna, sovraffollamento di uffici, manutenzione inadeguata dei sistemi di ventilazione, presenza di sostanze chimiche come pesticidi e composti detergenti, danni causati dall'acqua e crescita di muffe, installazione di cubicoli e pareti che bloccano il flusso d'aria nelle aree di lavoro, troppa o troppo poca umidità e ambienti di lavoro sporchi (o scarsa pulizia).

Tabella 2 elenca i comuni inquinanti dell'aria interna trovati in molti uffici. Le macchine per ufficio sono anche una fonte di molti inquinanti dell'aria interna. Sfortunatamente, la maggior parte degli uffici non ha progettato i propri sistemi di ventilazione per tenere conto delle emissioni delle apparecchiature per ufficio.

Tabella 2. Inquinanti dell'aria interna che possono essere trovati negli edifici per uffici

Fonte: Stellman e Henifin 1983.

La prevalenza di una IAQ scarsa ha contribuito all'aumento dell'asma professionale e di altri disturbi respiratori, della sensibilità chimica e delle allergie. Anche la pelle e gli occhi secchi o irritati sono disturbi di salute comuni che possono essere collegati a una scarsa IAQ. È necessario intraprendere azioni per indagare e correggere i problemi che stanno causando una IAQ scadente secondo gli standard e le raccomandazioni sulla qualità dell'aria.

La dermatite (sia allergica che irritante) può essere causata da molti degli inquinanti atmosferici elencati nella tabella 2, ad esempio solventi, residui di pesticidi, inchiostri, carte patinate, nastri per macchine da scrivere, detergenti e così via possono causare problemi alla pelle. Le migliori soluzioni per chi lavora in ufficio sono l'identificazione della causa e la sostituzione.

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