Informações confiáveis, abrangentes e inteligíveis são essenciais para a saúde e segurança ocupacional. Os usuários dessas informações são gerentes, trabalhadores, profissionais de segurança e saúde ocupacional, representantes de segurança e saúde e membros de comitês de segurança e saúde ocupacional. As responsabilidades dos profissionais, representantes e membros de comitês normalmente incluem o fornecimento de informações a terceiros. As leis de segurança e saúde ocupacional em muitos países exigem que as informações sejam fornecidas aos trabalhadores por governos, empregadores e fornecedores de produtos químicos, entre outros, e sejam geradas por organizações como empresas às quais as leis se aplicam.
Informações de nível empresarial
Vista de dentro de uma organização, a informação necessária para segurança e saúde ocupacional é de dois tipos básicos:
Tabela 1. Informações exigidas em saúde e segurança ocupacional
Informações geradas externamente. Essas informações são necessárias dentro da organização para atender a necessidades específicas e resolver problemas. É diverso e volumoso e provém de numerosas fontes (ver tabela 1). Para atingir os padrões desejados de confiabilidade, abrangência e inteligibilidade, ele deve ser gerenciado. A gestão da informação envolve três processos contínuos:
- analisando as necessidades de informação dos usuários da informação
- identificar e obter as informações necessárias
- fornecer as informações necessárias aos usuários.
Informações geradas internamente. Essas informações são usadas para ajudar a identificar problemas de segurança e saúde, monitorar o desempenho e atender aos requisitos legais.
Coletar, codificar e armazenar informações de investigações de acidentes pode ajudar a identificar acidentes recorrentes e destacar fatores causais. Por exemplo, registros de exposição individual de trabalhadores a determinados produtos químicos podem ser importantes anos depois, se surgirem questões de doenças relacionadas ao trabalho.
As informações são extraídas desses dados por meio de análise. Para que a análise produza conclusões confiáveis, os dados devem ser abrangentes e confiáveis. Para serem confiáveis, as informações devem ser coletadas e compiladas de acordo com princípios científicos. Por exemplo, a questão ou problema deve ser definido com antecedência para que todos os dados apropriados sejam coletados e que
- Os tipos de dados a serem incluídos na compilação são estritamente definidos.
- A recolha dos dados é realizada de forma consistente permitindo a verificação da validade e integridade dos dados.
- As limitações dos dados são compreendidas e declaradas.
O gerenciamento da informação envolve os processos de coleta, armazenamento, recuperação e análise de dados.
Organização da Gestão da Informação
As tarefas de gerenciamento de informações são muitas vezes organizadas e conduzidas por um Serviço de informação. As funções de tal serviço incluem:
- Garantir que informações essenciais e atualizadas estejam disponíveis quando necessárias e que os usuários não sejam sobrecarregados com informações excessivas ou redundantes.
- Tornar a informação utilizável para as pessoas que dela necessitam. Fazer isso geralmente requer um conhecimento detalhado das necessidades das pessoas que buscam as informações e uma compreensão aprofundada das informações que procuram.
- Ajudar os usuários a encontrar informações por si mesmos.
- Disseminação ativa de informações. O acesso à informação em saúde e segurança ocupacional é uma questão de direito geral, não um privilégio de um grupo seleto. A editoração eletrônica reduziu o custo de produção de panfletos, boletins informativos e outros materiais para ampla distribuição.
- Coletar e fornecer informações de maneira eficiente e econômica. Nenhum serviço de informação tem um orçamento ilimitado.
- Manter-se informado sobre as responsabilidades legais de coleta e fornecimento de informações.
- Fornecer ou coordenar os recursos e conhecimentos necessários para a produção e análise de informações geradas internamente, incluindo:
- sistemas de informações de segurança da empresa (registros de acidentes, relatórios de quase acidentes)
- estatísticas de acidentes e doenças, registos de exposições (ver também o capítulo Sistemas de Registro e Vigilância)
- bases de dados de investigação de acidentes graves (ver também o artigo “Auditorias, inspeções e investigações”)
- levantamentos específicos de coleta de dados (ver também o capítulo Epidemiologia e Estatística)
- sistemas de registro de inspeção e bancos de dados
- listas e cadastros de especialistas, endereços
- bancos de dados de registros médicos (ver também os capítulos Serviços de Saúde Ocupacional e Problemas éticos).
- Facilitando pesquisas e pesquisas. Os métodos geralmente são extraídos de disciplinas científicas, como epidemiologia e estatística. O serviço de informações pode ajudar os pesquisadores a reunir as informações básicas de que precisam, fornecer recursos de computador para armazenar dados e disseminar os resultados da pesquisa por toda a comunidade de saúde e segurança ocupacional. Em alguns tipos de estudo, o serviço de informação também pode participar da coleta de dados.
Para que o serviço de informação cumpra todas essas funções com sucesso, ele deve superar vários problemas. Um problema persistente é a alta taxa de crescimento da já considerável quantidade de informações potencialmente relevantes para a saúde e segurança ocupacional. Esse problema é agravado pelas muitas atualizações e revisões das informações existentes. Uma extensão desse problema é que o aparente excesso de informação esconde a falta de material multidisciplinar. Grande parte das informações resultantes de pesquisas em medicina e engenharia, por exemplo, é repassada a especialistas. Pode ser ininteligível para qualquer outra pessoa. O novo conhecimento não é então transferível para alguns usuários potenciais para os quais pode ser de grande importância. Um dos papéis de um serviço de informação é estimular a produção de materiais multidisciplinares.
Outros problemas surgem devido às barreiras que os usuários em potencial enfrentam ao acessar ou usar as informações. Por exemplo:
- Linguagem humana. Grande parte da informação disponível em saúde e segurança ocupacional é enquadrada em uma linguagem que muitos usuários não entendem bem ou não entendem. O serviço de informação deve ser capaz de transpor a informação e o jargão para a linguagem quotidiana do utilizador, e deve fazê-lo sem perda de qualidade da informação. Os computadores podem ajudar a superar essas barreiras linguísticas. Eles podem ajudar na tradução de um tipo de idioma para outro e podem produzir texto automaticamente em um idioma enquanto o usuário insere informações em outro. Por meio da geração de texto estruturado, os computadores podem escrever vários relatórios automaticamente.
- Alfabetização. Outra barreira à comunicação efetiva relacionada ao idioma pode surgir porque os níveis de alfabetização entre os usuários potenciais estão abaixo dos níveis de leitura necessários para compreender as informações mais técnicas em saúde e segurança ocupacional. Os computadores ajudam a superar essa barreira com técnicas que analisam automaticamente os níveis de leitura de materiais escritos, que podem então ser avaliados quanto à adequação para usuários específicos.
- Restrições na distribuição e disponibilidade. Algumas informações de grande importância em saúde e segurança ocupacional podem ser classificadas como confidenciais. Os exemplos incluem dados médicos, segredos comerciais e alguns documentos governamentais. As leis de direitos autorais também restringem a duplicação de vários tipos de informações. Em algumas circunstâncias, manter a confidencialidade das informações é uma responsabilidade tão importante quanto divulgá-las. A confidencialidade da informação é uma consideração necessária para pessoas e organizações que geram informações. A gestão da informação envolve experiência na prevenção de problemas de confidencialidade, por exemplo, usando dados agregados em vez de dados individuais e adquirindo conhecimento detalhado dos requisitos legítimos para proteger a privacidade das informações.
- Ferramentas de acesso à informação (auxílios de busca) usadas em bibliotecas para pesquisar informações. Nem todos os usuários sabem como usar ferramentas avançadas de acesso à informação, como catálogos computadorizados (veja abaixo), e nem todas as informações são prontamente acessíveis por meio de ferramentas de acesso. A maioria das ferramentas de acesso exige experiência e habilidade, além de bom conhecimento da língua inglesa. Os sistemas de menus são uma tentativa de simplificar a tarefa do pesquisador, mas a simplificação pode agir para ocultar informações. Tais problemas podem ser minimizados se os profissionais da informação adotarem o papel de tutor.
- O teclado do computador. Para algumas pessoas, o teclado do computador é uma barreira porque não foram treinadas para usá-lo. Pessoas com deficiências, como lesões por esforço repetitivo, não podem usá-lo por longos períodos de tempo ou de forma alguma. O reconhecimento de voz fornece um meio alternativo de comunicação com o computador.
- O custo financeiro (e ambiental) da entrega de informações e documentos. O papel é um meio caro para distribuir informações. Embora os computadores supostamente economizem em papel, na prática eles podem ser extremamente desperdiçadores. Sistemas de informação baseados em computador cuidadosamente gerenciados são a forma mais econômica (e menos onerosa para o meio ambiente) de distribuir e armazenar informações.
Serviços de informação e bibliotecas
Os serviços de informação e as bibliotecas trabalham em conjunto. Grandes comunidades e bibliotecas especiais, como bibliotecas jurídicas ou médicas, geralmente possuem serviços de informação. Serviços de informação especializados (incluindo bibliotecas) dedicados à saúde e segurança ocupacional geralmente estão localizados em organizações como instituições de saúde e segurança ocupacional, empresas, universidades e departamentos governamentais.
O serviço de informação compromete-se a responder às questões dos utilizadores e a mantê-los informados sobre assuntos importantes. Requer o apoio de habilidades e recursos da biblioteca para pesquisar e obter as informações e para lidar com algumas questões de direitos autorais. O serviço de informação analisa a informação relativa às necessidades dos questionadores. Ele compila respostas que freqüentemente envolvem informações de fontes fora do escopo de uma biblioteca comunitária (ver tabela 1).
Alguns especialistas em informação e saúde ocupacional e segurança diferenciam entre a biblioteca comunitária e os serviços de informação. Eles argumentam que a duplicação desnecessária de esforços deve ser evitada por razões de custo, pelo menos. Uma regra prática é que os materiais emprestados de uma biblioteca comunitária acessível à comunidade de usuários do serviço de informação também não devem estar disponíveis para empréstimo do serviço de informação. Da mesma forma, o serviço de informação deve se especializar em informações de segurança e saúde ocupacional que normalmente não estão disponíveis na biblioteca comunitária. O serviço de informação deve poder centrar-se no atendimento a grupos e indivíduos com necessidades definidas em segurança e saúde no trabalho. O serviço de informação também pode apoiar a obrigação legal de uma organização de fornecer ou gerar informações, o que não se pode esperar que uma biblioteca comunitária faça.
As bibliotecas contam com sistemas computadorizados altamente desenvolvidos para aquisição e catalogação de materiais e para monitoramento e controle de circulação. Os serviços de informação acessam esses sistemas por meio do trabalho em equipe com pessoal especializado da biblioteca. A biblioteca e o serviço de informação precisam cooperar estreitamente na organização de materiais de referência (materiais não disponíveis para empréstimo), empréstimos entre bibliotecas, sistemas on-line e materiais audiovisuais. O serviço de informação normalmente teria uma coleção básica de materiais de referência importantes, como o ILO's Enciclopédia de Saúde e segurança Ocupacional.
A disseminação seletiva de informações (SDI) é um aspecto do serviço de informação no qual a cooperação é especialmente importante entre os serviços de informação e as bibliotecas comunitárias. Para operar um serviço de SDI, o provedor de informações armazena um perfil de pesquisa pessoal das necessidades do usuário. Um grupo de perfis de pesquisadores, por exemplo, seria utilizado para escanear os títulos dos artigos científicos à medida que são publicados. Títulos correspondentes a perfis específicos são notificados aos indivíduos em questão. Embora o SDI possa ser um serviço importante, pode ser difícil organizá-lo de forma eficaz quando as necessidades de informação dos usuários variam consideravelmente de tempos em tempos, como costuma acontecer na segurança e saúde ocupacional.
Treinamento para Acesso à Informação
Trabalhadores e gerentes precisam saber de quem e de onde podem obter informações. Por exemplo, as Fichas de Dados de Segurança de Materiais são uma fonte importante de informações de saúde e segurança sobre produtos químicos usados no local de trabalho. Trabalhadores e gerentes precisam de treinamento para buscar e usar essas informações. Como nenhum treinamento de saúde e segurança ocupacional pode cobrir todos os problemas potenciais, o conhecimento sobre onde procurar informações é vital para trabalhadores e gerentes. Algo sobre fontes e serviços de informação deve ser incluído em todos os treinamentos de saúde e segurança ocupacional.
O treinamento em informação é parte essencial da formação de profissionais, representantes e membros de comitês.
A suposição de treinamento é que essas pessoas tenham uma boa compreensão da saúde e segurança ocupacional, mas precisam de treinamento básico em habilidades de gerenciamento de informações. Essas habilidades incluem pesquisar recursos de informação on-line e fazer uso eficaz de um serviço de informação. O treinamento deve incluir experiência prática de trabalho em equipe com profissionais da biblioteca e da equipe de informação.
Bibliotecários profissionais e cientistas da informação representam o nível mais avançado de educação e treinamento no trabalho da informação. Mas em sua educação eles podem ter tido pouca exposição à saúde e segurança ocupacional. Há necessidade de aumentar esse conteúdo, e talvez desenvolver uma especialização adequada na formação universitária e superior desse grupo.
O computador na gestão da informação
Todos os processos de gestão da informação envolvem cada vez mais computadores. Embora grande parte da informação mundial ainda esteja em formato de papel, e é provável que continue assim por algum tempo, o papel dos computadores está aumentando em todas as áreas. Os computadores continuam a se tornar menores e mais baratos enquanto crescem em capacidade. Microcomputadores baratos, também chamados de computadores pessoais (PCs), podem realizar o trabalho de gerenciamento de informações que, apenas alguns anos atrás, exigiria um computador mainframe caro. Três conceitos-chave em computação são especialmente importantes no gerenciamento de informações: bancos de dados, sistemas de gerenciamento de banco de dados e comunicação por computador.
Bases de dados
Uma lista telefônica é um exemplo simples de um banco de dados. A companhia telefônica mantém uma lista principal de nomes e números de telefone em um computador. Esta lista é um banco de dados de computador. Alterações podem ser feitas rapidamente, para que esteja sempre atualizado. Também é utilizado na impressão da versão em papel da lista telefônica, que é um banco de dados de acesso público. Indivíduos e organizações geralmente mantêm suas próprias listas de números de telefone usados com frequência. Essas listas são bancos de dados pessoais ou privados.
A versão em papel da lista telefônica ilustra a forma básica de um banco de dados. As informações estão organizadas por sobrenome (família), em ordem alfabética. Iniciais e endereços distinguem indivíduos com o mesmo sobrenome. Para cada combinação única de nome, iniciais e endereço, há pelo menos um número de telefone. Na terminologia do banco de dados, cada linha (sobrenome › número de telefone) é um registro. Os nomes, iniciais, endereços e números de telefone são chamados Campos.
A forma de papel de um grande banco de dados, como uma lista telefônica, tem grandes limitações. Se tudo o que se tem como ponto de partida é um número de telefone, encontrar um nome na lista telefônica de uma grande cidade é difícil, para dizer o mínimo. Mas essa tarefa é fácil para o computador da companhia telefônica. Ele simplesmente reorganiza todos os registros em ordem numérica de número de telefone. A facilidade com que os registros podem ser reorganizados é um dos recursos mais úteis de um banco de dados de computador.
Catálogos de bibliotecas são bancos de dados que existem tanto em papel quanto em formato eletrônico. Cada registro corresponde a um determinado livro ou artigo. Os campos identificam a data e o local de publicação e mostram onde uma cópia pode ser vista. Existem bancos de dados de catálogos de bibliotecas para muitos assuntos, incluindo vários de relevância para a saúde e segurança ocupacional. O CISDOC da OIT é um exemplo de tal banco de dados bibliográfico.
Além dos nomes dos autores, dados de referência (como título, data de publicação, nome do periódico), um banco de dados bibliográfico geralmente contém um abstrato também. O resumo serve para informar o pesquisador sobre o conteúdo do artigo. O usuário pode então decidir se deseja obter o artigo completo.
Os bancos de dados podem armazenar não apenas resumos, mas também o texto completo dos artigos, bem como imagens (gráficos), como fotografias e diagramas. Vídeos é um poderoso aplicativo de tecnologia de banco de dados para combinar som, texto e imagens visuais estáticas e em movimento.
Os avanços nas mídias de armazenamento óptico e magnético reduziram o custo do armazenamento de alta capacidade. Como resultado, bancos de dados maiores e cada vez mais complexos são mantidos em computadores pessoais ou acessíveis por meio deles.
Sistemas de Gerenciamento de Banco de Dados
Organizar registros em um banco de dados e muitas outras funções importantes de gerenciamento de informações, como executar uma search para registros específicos, são realizadas por meio de um sistema de gerenciamento de banco de dados (DBMS). O SGBD é um software que permite ao usuário trabalhar com os dados do banco de dados. O SGBD é, portanto, um elemento vital na gestão da informação. Uma forma especial de software DBMS é o gerenciador de informações pessoais, usado para listas telefônicas pessoais, listas de tarefas, agendamento de reuniões e outros dados pessoais mantidos por indivíduos.
O conceito do filtro é útil para representar a maneira como uma pesquisa é estruturada por um DBMS. Cada pesquisa pode ser vista como um filtro que permite a passagem apenas daqueles registros que correspondem a um determinado perfil. Por exemplo, o usuário poderia pedir para ver todos os registros publicados sobre amianto durante o ano de 1985. A busca seria expressa ao computador como uma instrução para filtrar todos os registros que tivessem a palavra-chave “amianto” no título e que fossem publicados em 1985. Uma instrução típica seria:
palavra-chave do título = amianto E data de publicação = 1985
O operador AND é conhecido como Operador booleano, em homenagem a George Boole (um matemático inglês) que desenvolveu um sistema de lógica algébrica no século XIX conhecido como Álgebra booleana. Outros operadores booleanos comumente usados são OR e NOT. Usando-os, os filtros de pesquisa podem ser altamente específicos.
Comunicações por computador
As comunicações por computador criaram inúmeras redes, formais e informais, pelas quais as informações são trocadas. Essas redes geralmente cobrem grandes distâncias. Muitos operam através do sistema telefônico normal por meio de um modem. Outros usam comunicações via satélite.
Em uma rede típica, os bancos de dados são mantidos em um computador, o alvo, enquanto um computador pessoal, o origem, emite o solicitar para uma pesquisa. o alvo resposta é enviar de volta os registros produzidos pela pesquisa. Padrões internacionais foram desenvolvidos para garantir que essa comunicação de computador para computador ocorra adequadamente. Exemplos de tais padrões são ISO 10162 e 10163-1 (ambos de 1993), que se relacionam com busca e recuperação.
No passado, as comunicações por computador exigiam computadores grandes e caros. O poder e a capacidade dos computadores pessoais são agora tão grandes que até mesmo um indivíduo pode organizar redes de seu próprio escritório ou casa. A rede pela qual o indivíduo se conecta ao mundo da informação é a Internet. Em 1996, este se tornou o sistema de comunicações de crescimento mais rápido que o mundo já conheceu, com previsão de um bilhão de usuários até o final do século.
Um instrumento desse crescimento é a World Wide Web. Este conjunto de ferramentas de software simplifica a complexidade da Internet. Com a Web, o usuário não precisa ter nenhum conhecimento de linguagens ou comandos de computador. O usuário também não precisa contar com os serviços de um profissional da informação, como acontecia no passado. A ferramenta-chave para o usuário é um navegador da Web, um programa de computador que permite ao usuário navegar pela Web. Com isso, milhões de documentos da Web – os recursos de informação da Web – tornam-se acessíveis. Os recursos da Web não se limitam a texto, mas também são apresentações multimídia completas que incluem som e animação.
A capacidade multimídia transforma a Web em um importante meio de treinamento. Em 1996, programas de treinamento em saúde e segurança ocupacional começaram a aparecer na web. Dos sites maiores da Web, programas de computador podem ser baixados para uso em saúde e segurança ocupacional. Outros recursos de informação da Web incluíam o crescente número de sites de bibliotecas relevantes para a saúde e segurança ocupacional na Web. Com o crescimento contínuo da Web, podemos ver dentro do ciclo de vida desta edição da OIT enciclopédia o desenvolvimento de uma “universidade virtual” mundial de saúde e segurança ocupacional.
A Internet fornece o sistema global de correio eletrônico (e-mail) pelo qual os indivíduos enviam mensagens privadas uns aos outros. Cada vez mais, a Internet também é usada para correio de voz e videoconferência.
mensagens difere do e-mail. Nas mensagens, todos os membros do grupo podem ler e responder a uma mensagem. As mensagens são usadas para conferências por computador nas quais muitas pessoas participam de uma discussão sobre um tópico específico. É uma forma barata de criar uma rede, por exemplo, entre profissionais de saúde e segurança ocupacional com interesse comum em um determinado tipo de risco ocupacional.
A transferência de arquivos é um processo básico em computação. Na terminologia de computador, um lima é a unidade básica de armazenamento que permite ao computador distinguir um conjunto de informações de outro. Um arquivo pode ser um programa de computador, um documento de processamento de texto, um banco de dados inteiro ou um conjunto filtrado de registros produzidos por uma pesquisa em um banco de dados. A transferência de arquivos é o meio pelo qual os computadores transferem informações entre si. Vários protocolos de transferência de arquivos (FTPs) garantem que os dados não sejam alterados de forma alguma durante a transferência. A importância especial da transferência de arquivos para o gerenciamento de informações em saúde e segurança ocupacional é que qualquer serviço de informações, mesmo com um modesto computador pessoal, pode receber todos os tipos de informações de serviços de informações em todo o mundo. A transferência de arquivos e os serviços associados geralmente são o método mais econômico de transferência de informações. À medida que os recursos do computador melhoram, a amplitude e o escopo das informações que podem ser transferidas aumentam rapidamente.
Um exemplo de processamento de transações on-line seria solicitar uma publicação por meio de um computador pessoal. Outro exemplo é contribuir com um item de dados para um computador em uma cidade distante em conexão com um projeto de pesquisa envolvendo várias regiões geográficas.
Outras formas de comunicação por computador que desempenham um papel cada vez mais importante na saúde e segurança ocupacional são fax de volta Serviços. O usuário telefona para o computador para solicitar informações específicas. O computador então envia as informações para a máquina de fax do chamador.
Em resumo, pode-se dizer que o computador não é apenas o principal instrumento de gestão da informação, mas também o grande facilitador da revolução da informação que continua a ganhar força no campo da segurança e saúde ocupacional, como em outras importantes áreas da saúde humana. atividade.