Надежная, всеобъемлющая и понятная информация имеет важное значение для охраны труда и техники безопасности. Пользователями такой информации являются руководители, рабочие, специалисты по безопасности и гигиене труда, представители по безопасности и гигиене труда и члены комитетов по безопасности и гигиене труда. В обязанности специалистов, представителей и членов комитетов обычно входит предоставление информации другим. Законы о безопасности и гигиене труда во многих странах требуют, чтобы информация предоставлялась работникам правительствами, работодателями и поставщиками химикатов, в частности, и производилась такими организациями, как компании, к которым применяются законы.

Информация корпоративного уровня

С точки зрения организации информация, необходимая для обеспечения безопасности и гигиены труда, бывает двух основных типов:

Таблица 1. Информация, необходимая для охраны труда и техники безопасности

Внешняя информация. Эта информация требуется внутри организации для удовлетворения конкретных потребностей и решения проблем. Она разнообразна и объемна и поступает из многочисленных источников (см. табл. 1). Для достижения желаемых стандартов надежности, полноты и понятности им необходимо управлять. Управление информацией включает в себя три непрерывных процесса:

1. анализ информационных потребностей пользователей информации
2. выявление и получение необходимой информации
3. предоставление информации, необходимой пользователям.

Внутренне сгенерированная информация. Эта информация используется для выявления проблем с безопасностью и здоровьем, для контроля производительности и соблюдения требований законодательства.

Сбор, кодирование и хранение информации, полученной в результате расследования авиационных происшествий, может помочь в выявлении повторяющихся аварий и выявлении причинных факторов. Например, записи о воздействии отдельных работников на определенные химические вещества могут оказаться важными спустя годы, если возникнут вопросы о профессиональных заболеваниях.

Информация извлекается из таких данных путем анализа. Чтобы анализ давал надежные выводы, данные должны быть исчерпывающими и заслуживающими доверия. Чтобы быть достоверной, информация должна собираться и компилироваться в соответствии с научными принципами. Например, вопрос или проблема должны быть четко сформулированы заранее, чтобы были собраны все необходимые данные и

• Типы данных, которые должны быть включены в компиляцию, строго определены.
• Сбор данных осуществляется согласованным образом, что позволяет проверять достоверность и целостность данных.
• Ограничения данных понятны и заявлены.

Управление информацией включает в себя процессы сбора, хранения, поиска и анализа данных.

Организация управления информацией

Задачи управления информацией часто организуются и выполняются информационная служба. В функции такой службы входит:

1. Обеспечить доступность важной и актуальной информации, когда она необходима, и чтобы пользователи не были перегружены чрезмерной или избыточной информацией.
2. Сделать информацию доступной для людей, которые в ней нуждаются. Для этого часто требуется подробное знание потребностей лиц, ищущих информацию, и глубокое понимание информации, которую они ищут.
3. Помощь пользователям в поиске информации для себя.
4. Активное распространение информации. Доступ к информации по охране труда и технике безопасности является вопросом общего права, а не привилегией избранной группы. Настольная издательская система снизила стоимость выпуска брошюр, информационных бюллетеней и других материалов для широкого распространения.
5. Сбор и предоставление информации эффективным и экономичным способом. Ни одна информационная служба не имеет неограниченного бюджета.
6. Соблюдение юридической ответственности за сбор и предоставление информации.
7. Предоставление или координация ресурсов и опыта, необходимых для производства и анализа внутренней информации, включая:

• информационные системы безопасности компании (запись несчастных случаев, отчеты о происшествии)

• статистика несчастных случаев и заболеваний, регистры облучений (см. также главу Системы записи и наблюдения)

• базы данных по расследованию серьезных аварий (см. также статью «Аудиты, проверки и расследования»)

• специальные обследования по сбору данных (см. также главу Эпидемиология и статистика)

• системы регистрации осмотров и базы данных

• списки и реестры экспертов, адреса

• базы данных медицинских карт (см. также главы Службы гигиены труда и Этические вопросы).

• Содействие опросам и исследованиям. Методы часто берутся из научных дисциплин, таких как эпидемиология и статистика. Информационная служба может помочь исследователям собрать необходимую им справочную информацию, предоставить компьютерные средства для хранения данных и распространить результаты исследования среди специалистов по охране труда и технике безопасности. В некоторых видах исследований информационная служба может также участвовать в сборе данных.

Чтобы информационная служба успешно выполняла все эти функции, она должна преодолевать различные проблемы. Одной из сохраняющихся проблем являются высокие темпы роста и без того значительного объема информации, потенциально имеющей отношение к охране труда и технике безопасности. Эта проблема усугубляется многочисленными обновлениями и изменениями существующей информации. Расширение этой проблемы заключается в том, что за очевидным избытком информации скрывается нехватка междисциплинарного материала. Например, большая часть информации, полученной в результате исследований в области медицины и техники, передается специалистам. Это может быть непонятно кому-то еще. В этом случае новые знания не могут быть переданы некоторым потенциальным пользователям, для которых они могут иметь большое значение. Одной из функций информационной службы является стимулирование производства междисциплинарных материалов.

Другие проблемы возникают из-за барьеров, с которыми сталкиваются потенциальные пользователи при доступе к информации или ее использовании. Например:

• Человеческий язык. Большая часть информации, доступной в области охраны труда и техники безопасности, представлена ​​на языке, который многие пользователи понимают плохо или совсем не понимают. Информационная служба должна быть в состоянии транспонировать информацию и жаргон на повседневный язык пользователя, и она должна быть в состоянии сделать это без потери качества информации. Компьютеры могут помочь в преодолении таких языковых барьеров. Они могут помочь в переводе с одного языка на другой и могут автоматически создавать текст на одном языке, в то время как пользователь вводит информацию на другом. С помощью генерации структурированного текста компьютеры могут автоматически составлять различные отчеты.
• Грамотность. Другой барьер для эффективного общения, связанный с языком, может возникнуть из-за того, что уровень грамотности среди потенциальных пользователей ниже уровня чтения, необходимого для понимания дополнительной технической информации по охране труда и технике безопасности. Компьютеры предлагают помощь в преодолении этого барьера с помощью методов, которые автоматически анализируют уровни чтения письменных материалов, которые затем можно оценить на предмет пригодности для конкретных пользователей.
• Ограничения в распространении и доступности. Некоторая информация, имеющая большое значение для охраны труда и техники безопасности, может быть классифицирована как конфиденциальная. Примеры включают медицинские данные, коммерческую тайну и некоторые правительственные документы. Законы об авторском праве также ограничивают копирование различных типов информации. В некоторых обстоятельствах сохранение конфиденциальности информации является такой же важной обязанностью, как и ее распространение. Конфиденциальность информации является необходимым соображением для лиц и организаций, производящих информацию. Управление информацией включает в себя умение избегать проблем с конфиденциальностью, например, путем использования агрегированных, а не отдельных данных, и получения подробных знаний о законных требованиях по защите конфиденциальности информации.
• Средства доступа к информации (поисковые средства), используемые в библиотеках для поиска информации. Не все пользователи умеют пользоваться передовыми инструментами доступа к информации, такими как компьютеризированные каталоги (см. ниже), и не вся информация легкодоступна с помощью инструментов доступа. Большинство инструментов доступа требуют опыта и навыков, а также хорошего знания английского языка. Системы меню — это попытка упростить задачу искателя, но упрощение может привести к сокрытию информации. Такие проблемы можно свести к минимуму, если специалисты в области информации возьмут на себя роль наставников.
• Клавиатура компьютера. Для некоторых людей клавиатура компьютера является барьером, потому что они не обучены ей пользоваться. Лица с ограниченными возможностями, например, с повторяющимися травмами от перенапряжения, не могут использовать его в течение длительного периода времени или вообще. Распознавание голоса обеспечивает альтернативное средство связи с компьютером.
• Финансовые (и экологические) затраты на доставку информации и документов. Бумага является дорогостоящим средством распространения информации. Хотя предполагается, что компьютеры экономят бумагу, на практике они могут быть чрезвычайно расточительны. Тщательно управляемые компьютерные информационные системы являются наиболее рентабельным (и наименее обременительным для окружающей среды) способом распространения, а также хранения информации.

Информационные службы и библиотеки

Информационные службы и библиотеки работают вместе. Большие общественные и специальные библиотеки, такие как юридические или медицинские библиотеки, часто имеют информационные службы. Специализированные информационные службы (включая библиотеки), занимающиеся охраной труда и техникой безопасности, обычно располагаются в таких организациях, как учреждения по охране труда, компании, университеты и государственные ведомства.

Информационная служба обязуется отвечать на вопросы пользователей и информировать их по важным вопросам. Это требует поддержки библиотечных навыков и ресурсов для поиска и получения информации, а также для решения некоторых вопросов авторского права. Информационная служба анализирует информацию относительно потребностей задающих вопросы. В нем собраны ответы, которые часто содержат информацию из источников, не входящих в библиотеку сообщества (см. таблицу 1).

Некоторые эксперты по информации и охране труда проводят различие между общественной библиотекой и информационными службами. Они утверждают, что следует избегать ненужного дублирования усилий по соображениям стоимости, если не по какой-либо другой причине. Эмпирическое правило заключается в том, что материалы, предоставленные в пользование общественной библиотекой, которые доступны для сообщества пользователей информационной службы, не должны также быть доступны для предоставления во временное пользование информационной службой. Точно так же информационная служба должна специализироваться на информации по безопасности и гигиене труда, которая обычно недоступна в общественной библиотеке. Информационная служба должна быть в состоянии сосредоточиться на обслуживании групп и отдельных лиц с определенными потребностями в области безопасности и гигиены труда. Информационная служба может также поддерживать юридическое обязательство организации предоставлять или генерировать информацию, чего нельзя ожидать от общественной библиотеки.

Библиотеки полагаются на высокоразвитые компьютеризированные системы для сбора и каталогизации материалов, а также для мониторинга и контроля за распространением. Информационные службы получают доступ к этим системам посредством совместной работы со специализированным библиотечным персоналом. Библиотека и информационная служба должны тесно сотрудничать в организации справочных материалов (материалов, недоступных для выдачи), межбиблиотечного абонемента, онлайновых систем и аудиовизуальных материалов. Информационная служба обычно имеет основную коллекцию важных справочных материалов, таких как Энциклопедия Безопасность и охрана труда.

Избирательное распространение информации (SDI) — это аспект информационных услуг, в котором особенно важно сотрудничество между информационными службами и общественными библиотеками. Чтобы управлять услугой SDI, поставщик информации хранит персональный поисковый профиль потребностей пользователя. Группа профилей исследователей, например, будет использоваться для сканирования названий научных статей по мере их публикации. Заголовки, соответствующие определенным профилям, уведомляются заинтересованным лицам. Хотя SDI может быть важной услугой, ее эффективная организация может быть затруднена, когда информационные потребности пользователей время от времени значительно меняются, как это часто бывает в области безопасности и гигиены труда.

Обучение доступу к информации

Рабочие и менеджеры должны знать, от кого и откуда они могут получить информацию. Например, паспорта безопасности материалов являются важным источником информации о здоровье и безопасности химических веществ, используемых на рабочем месте. Рабочие и менеджеры нуждаются в обучении поиску и использованию этой информации. Поскольку никакое обучение по охране труда и технике безопасности не может охватить все потенциальные проблемы, знание того, где искать информацию, жизненно важно для рабочих и менеджеров. Кое-что об источниках информации и услугах должно быть включено во все тренинги по охране труда и технике безопасности.

Информационная подготовка является неотъемлемой частью обучения специалистов, представителей и членов комитетов.

Предполагается, что такие люди хорошо разбираются в вопросах охраны труда и техники безопасности, но нуждаются в базовом обучении навыкам управления информацией. Такие навыки включают поиск информационных ресурсов в Интернете и эффективное использование информационных услуг. Обучение должно включать в себя практический опыт работы в команде с профессиональным библиотечно-информационным персоналом.

Профессиональные библиотечные и информатики представляют самый передовой уровень образования и подготовки в области информационной работы. Но в своем образовании они, возможно, имели мало информации о гигиене труда и технике безопасности. Необходимо увеличить это содержание и, возможно, разработать соответствующую специализацию в университетском и колледжевом образовании этой группы.

Компьютер в управлении информацией

Все процессы управления информацией все чаще включают компьютеры. В то время как большая часть информации в мире все еще находится в бумажной форме и, вероятно, останется таковой в течение некоторого времени, роль компьютеров возрастает во всех областях. Компьютеры продолжают становиться меньше и дешевле, а их возможности растут. Недорогие микрокомпьютеры, также называемые персональными компьютерами (ПК), могут выполнять работу по управлению информацией, для которой всего несколько лет назад потребовался бы дорогой мейнфрейм. Три ключевые концепции вычислений особенно важны в управлении информацией: базы данных, системы управления базами данных и компьютерная связь.

Databases

Телефонный справочник — это простой пример базы данных. Телефонная компания хранит основной список имен и телефонных номеров в компьютере. Этот список представляет собой компьютерную базу данных. Изменения в нее можно вносить быстро, так что она всегда актуальна. Он также используется при печати бумажной версии телефонного справочника, представляющего собой базу данных для общего доступа. Частные лица и организации часто ведут собственные списки часто используемых телефонных номеров. Такие списки являются личными или частными базами данных.

Бумажная версия телефонного справочника иллюстрирует базовую форму базы данных. Информация организована по фамилии (фамилии) в алфавитном порядке. Инициалы и адреса различают людей с одинаковой фамилией. Для каждой уникальной комбинации имени, инициалов и адреса существует как минимум один номер телефона. В терминологии базы данных каждая строка (фамилия › номер телефона) является запись. Имена, инициалы, адреса и телефоны называются поля.

Бумажная форма большой базы данных, такой как телефонный справочник, имеет серьезные ограничения. Если все, что у человека есть в качестве отправной точки, — это номер телефона, то найти имя в телефонном справочнике большого города, мягко говоря, сложно. Но эта задача легко справится с компьютером телефонной компании. Он просто переставляет все записи в порядке номеров телефонов. Легкость, с которой записи могут быть переупорядочены, является одной из самых полезных функций компьютерной базы данных.

Библиотечные каталоги представляют собой базы данных, существующие как в бумажном, так и в электронном виде. Каждая запись соответствует определенной книге или статье. Поля указывают дату и место публикации, а также показывают, где можно увидеть копию. Базы данных библиотечных каталогов существуют по многим темам, в том числе по нескольким вопросам, связанным с охраной труда и техникой безопасности. CISDOC МОТ является примером такого библиографическая база данных.

Помимо фамилий авторов, справочных данных (таких как название, дата публикации, название журнала) библиографическая база данных часто содержит Абстрактные также. Аннотация служит для информирования искателя о содержании статьи. Затем пользователь может решить, получать ли полную статью.

Базы данных могут хранить не только рефераты, но и полные тексты статей, а также изображения (графику), такие как фотографии и диаграммы. Мультимедиа представляет собой мощное приложение технологии баз данных для объединения звука, текста, неподвижных и движущихся визуальных изображений.

Достижения в области оптических и магнитных носителей информации снизили стоимость хранения данных большой емкости. В результате большие и все более сложные базы данных хранятся на персональных компьютерах или доступны через них.

Системы управления базами данных

Упорядочивание записей в базе данных и многие другие важные функции управления информацией, такие как выполнение по области применения для отдельных записей осуществляются с помощью системы управления базами данных (СУБД). СУБД — это программное обеспечение, которое позволяет пользователю работать с данными в базе данных. Таким образом, СУБД является жизненно важным элементом управления информацией. Особой формой программного обеспечения СУБД является менеджер личной информации, используемый для личных телефонных справочников, списков дел, договоренностей о встречах и других личных данных, хранящихся у отдельных лиц.

Концепция фильтр полезен для представления того, как поиск структурирован СУБД. Каждый поиск можно рассматривать как фильтр, который пропускает вперед только те записи, которые соответствуют определенному профилю. Например, пользователь может запросить просмотр всех записей, опубликованных по асбесту в течение 1985 года. Поиск будет выражен компьютеру в виде указания отфильтровать все записи, содержащие ключевое слово «асбест» в заголовке и опубликованные. в 1985 году. Типичная инструкция гласила бы:

ключевое слово заголовка = асбест И дата публикации = 1985 г.

Оператор AND известен как Логический оператор, названный в честь Джорджа Буля (английский математик), который разработал систему алгебраической логики в 19 веке, известную как Булева алгебра. Другими часто используемыми логическими операторами являются ИЛИ и НЕ. Используя их, можно сделать фильтры поиска очень конкретными.

Компьютерные коммуникации

Компьютерные коммуникации создали многочисленные сети, формальные и неформальные, по которым происходит обмен информацией. Такие сети часто охватывают большие расстояния. Многие работают через обычную телефонную систему посредством модем. Другие используют спутниковую связь.

В типичной сети базы данных хранятся на одном компьютере, цель, в то время как персональный компьютер, происхождения, выдает запросить для поиска. цель ответ состоит в том, чтобы отправить обратно записи, полученные в результате поиска. Международные стандарты были разработаны для обеспечения правильной связи между компьютерами. Примерами таких стандартов являются ISO 10162 и 10163-1 (оба 1993 г.), которые относятся к поиску и поиску.

В прошлом для компьютерных коммуникаций требовались большие и дорогие компьютеры. Мощность и мощность персональных компьютеров в настоящее время настолько велики, что организовать сеть может даже человек, не выходя из собственного офиса или дома. Сеть, через которую человек подключается к миру информации, называется Интернетом. К 1996 году она стала самой быстрорастущей системой связи, которую когда-либо знал мир, и к концу столетия, по прогнозам, число ее пользователей составит один миллиард человек.

Инструментом этого роста является Всемирная паутина. Этот набор программных инструментов упрощает работу в Интернете. В Интернете пользователю не нужно знать компьютерные языки или команды. Пользователю также не нужно полагаться на услуги профессионала в области информации, как это было в прошлом. Ключевым инструментом для пользователя является веб-браузер, компьютерная программа, которая позволяет пользователю перемещаться по сети. Благодаря этому миллионы веб-документов — информационных ресурсов Сети — становятся доступными. Веб-ресурсы не ограничиваются текстом, но также представляют собой полноценные мультимедийные презентации, включающие звук и анимацию.

Мультимедийные возможности превращают Интернет в важное средство обучения. К 1996 году в Интернете начали появляться учебные программы по охране труда и технике безопасности. С крупных веб-сайтов можно было загрузить компьютерные программы для использования в области охраны труда и техники безопасности. Другие информационные веб-ресурсы включали растущее число библиотечных сайтов, имеющих отношение к охране труда и технике безопасности в Интернете. С продолжающимся ростом Интернета мы вполне можем видеть, что в течение жизни этого издания МОТ Энциклопедия развитие всемирного «виртуального университета» охраны труда и техники безопасности.

Интернет предоставляет глобальную систему электронной почты (e-mail), с помощью которой люди отправляют друг другу личные сообщения. Интернет все чаще используется для голосовой почты и видеоконференций.

обмен сообщениями отличается от электронной почты. При обмене сообщениями все участники группы могут прочитать сообщение и ответить на него. Обмен сообщениями используется для компьютерных конференций, в которых многие люди участвуют в обсуждении определенной темы. Это недорогой способ создать сеть, например, среди специалистов по охране труда и технике безопасности, имеющих общий интерес к определенному виду профессиональных рисков.

Передача файлов является основным процессом в вычислительной технике. В компьютерной терминологии файл это основная единица хранения, которая позволяет компьютеру отличать один набор информации от другого. Файл может быть компьютерной программой, текстовым документом, целой базой данных или отфильтрованным набором записей, полученным в результате поиска в базе данных. Передача файлов — это средство, с помощью которого компьютеры передают информацию между собой. Различные протоколы передачи файлов (FTP) гарантируют, что данные никаким образом не изменятся во время передачи. Особая важность передачи файлов для управления информацией в области охраны труда и техники безопасности заключается в том, что любая информационная служба, даже имея скромный персональный компьютер, может получать все виды информации от информационных служб всего мира. Передача файлов и сопутствующие услуги обычно являются наиболее экономичным методом передачи информации. По мере совершенствования возможностей компьютеров объем и объем информации, которая может быть передана, быстро увеличивается.

Примером онлайновой обработки транзакций может быть заказ публикации через персональный компьютер. Другим примером является передача элемента данных на компьютер в отдаленном городе в связи с исследовательским проектом, охватывающим несколько географических регионов.

Другими формами компьютерной связи, которые играют все более важную роль в охране труда и технике безопасности, являются компьютеры. факс Сервисы. Пользователь звонит компьютеру, чтобы заказать конкретную информацию. Затем компьютер отправляет информацию на факсимильный аппарат вызывающего абонента.

Подводя итог, можно сказать, что компьютер является не только основным инструментом управления информацией, но и великим проводником информационной революции, которая продолжает набирать обороты в области безопасности и гигиены труда, а также в других важных областях человеческой деятельности. активность.

Назад